Văn Phòng Ảo Là Gì? ⚡️ Thuê Văn Phòng Ảo Có Hợp Pháp Không?

Dịch vụ cho thuê văn phòng ảo dần phát triển trong những năm gần đây. Loại văn phòng này được các doanh nghiệp nhỏ và công ty nước ngoài ưa chuộng. Vậy mô hình văn phòng ảo là gì? Để tìm hiểu rõ hơn về hình thức cho thuê văn phòng này, hãy cùng khám phá thêm trong bài viết sau nhé!

Văn phòng ảo là gì?

Khái niệm văn phòng ảo

Văn phòng ảo là thuật ngữ chỉ loại văn phòng chỉ cung cấp địa chỉ và dịch vụ liên hệ mà không cần địa điểm thực tế.

Văn phòng ảo là hình thức văn phòng cho thuê có diện tích 0 mét vuông , các dịch vụ được cung cấp bao gồm: địa điểm giao dịch kinh doanh tại địa chỉ xác định, số điện thoại, số fax, lễ tân, biển hiệu công ty, địa chỉ bưu điện và thông báo thuế , bảo hiểm. .

Khi sử dụng dịch vụ này, khách hàng không cần phải di chuyển đồ đạc, thiết bị mà chỉ cần đeo logo, biển hiệu công ty lên trên. Khách hàng cũng có thể đặt thêm phòng họp để trò chuyện với đối tác, thường phải trả phí theo giờ.

Ngoài ra, công ty không bắt buộc phải có nhân viên cố định. Nhân sự Văn phòng Ảo sẽ đóng vai trò là thư ký công ty để trả lời điện thoại, nhận fax, email và các tài liệu liên quan. Sau đó, tất cả thông tin này sẽ được gửi đến khách hàng.

Có thể hiểu dễ dàng văn phòng ảo là hình thức thuê mặt bằng để đăng ký kinh doanh nên chi phí thuê văn phòng ảo rất tiết kiệm so với việc thuê văn phòng tại một tòa nhà văn phòng.

Văn phòng ảo là sự kết hợp hoàn hảo giữa việc điều hành doanh nghiệp từ xa bằng cách sử dụng địa chỉ làm đại diện văn phòng bán hàng. Sử dụng dịch vụ văn phòng ảo cho phép người dùng giảm chi phí thuê văn phòng truyền thống mà vẫn có thể điều hành hoạt động kinh doanh của mình một cách chuyên nghiệp và hiệu quả.

Đối tượng sử dụng văn phòng ảo

Dịch vụ cho thuê văn phòng ảo ra đời nhằm đáp ứng các chủ đề sau:

• Các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME) muốn tối ưu hóa chi phí bằng cách tận dụng các nguồn lực sẵn có tại các đơn vị thuê văn phòng.
• Các nhà đầu tư cá nhân đang chuẩn bị khởi nghiệp.
• Các cá nhân, tổ chức muốn nâng cao uy tín của mình bằng cách thuê văn phòng ảo tại khu dân cư cao cấp.
• Công ty hy vọng sẽ mở rộng hoạt động sang các thành phố khác.
• Công ty nước ngoài mong muốn mở văn phòng đại diện tại Việt Nam.

Văn phòng ảo có hợp pháp không?

Văn phòng ảo là thuật ngữ không được quy định rõ ràng trong các văn bản pháp luật nhưng lại phát sinh trên thực tế.

Luật Doanh nghiệp 2014 đưa ra định nghĩa về thuật ngữ “doanh nghiệp” Khoản 7 Điều 4 Luật Doanh nghiệp 2014 quy định doanh nghiệp là tổ chức có tên riêng, có tài sản, văn phòng giao dịch và cơ quan đăng ký riêng vì mục đích thương mại theo quy định của pháp luật. Ngoài ra, Luật Doanh nghiệp 2014 còn quy định về trụ sở giao dịch, gồm: Mục 43.Trụ sở chính của doanh nghiệp:

Trụ sở chính của doanh nghiệp là địa điểm liên lạc của doanh nghiệp trên lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ được xác định gồm số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, phố, đường hoặc thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có)

Hơn nữa, Luật Doanh nghiệp 2014 không có quy định có bao nhiêu công ty có thể tồn tại ở một địa điểm và bản thân cơ quan đăng ký công ty cũng không thể kiểm soát liệu công ty có thực tế hoạt động từ văn phòng đã đăng ký nơi công ty hoạt động hay không.

Hiện nay, pháp luật chưa quy định cụ thể trường hợp cấm thuê “văn phòng ảo” để hoạt động làm trụ sở, cũng như chưa có luật, quy định hay cơ chế nào giải quyết vấn đề này. Nhưng doanh nghiệp cũng cân phải tuân theo nhiều luật và quy định khác, chẳng hạn như thuế, kinh doanh, ngân hàng, v.v.

Vì vậy, văn phòng ảo vẫn được chấp nhận khi đăng ký kinh doanh.

Xem thêm: Thuê văn phòng khu vực Mỹ Đình

Lợi ích của việc sử dụng văn phòng ảo

Tối ưu chi phí kinh doanh

Hiện nay, dịch vụ cho thuê văn phòng ảo rất phổ biến tại Việt Nam. Đây được coi là cách tốt nhất giúp doanh nghiệp giảm chi phí đầu tư ban đầu.

Nhiều công ty sẽ thuê cùng một tòa nhà nên giá thuê văn phòng ảo khá rẻ mà vẫn đảm bảo đầy đủ dịch vụ. Với dịch vụ văn phòng, chủ doanh nghiệp không cần phải tốn nhiều chi phí cho vật tư làm việc, chi phí lễ tân…

Địa chỉ uy tín

Các chủ doanh nghiệp thường lựa chọn văn phòng có địa chỉ ở trung tâm các thành phố lớn. Trong trường hợp giao dịch và liên lạc với khách hàng, địa chỉ này có thể được sử dụng để nâng cao danh tiếng của công ty và tạo dựng niềm tin cho khách hàng. Đồng thời, chủ sở hữu văn phòng ảo chủ yếu tọa lạc tại các khu dân cư lớn, tòa nhà cao tầng… Khách hàng sẽ thuận tiện hơn trong việc tìm kiếm văn phòng công ty.

Lễ tân chuyên nghiệp

Văn phòng ảo được trang bị đội ngũ lễ tân vô cùng chuyên nghiệp. Trách nhiệm của họ bao gồm trả lời điện thoại, fax, nhận thư và điều hành công việc theo cách đã thỏa thuận khi họ được thuê. Các báo cáo sẽ được gửi qua email vào thời gian quy định để người thuê quản lý và điều khiển từ xa dễ dàng và hiệu quả.

Giờ làm việc linh hoạt

Khi thuê văn phòng ảo, người thuê không nhất thiết phải làm việc ở đó. Chúng cho phép nhân viên làm việc mọi lúc, mọi nơi mà không cần phải đến văn phòng, giúp công ty tối đa hóa nguồn nhân lực và vốn sử dụng cho hoạt động kinh doanh để đạt được mục tiêu đề ra.

Mở rộng thị trường dễ dàng

Khi sử dụng dịch vụ thuê văn phòng ảo, việc liên lạc, tương tác với khách hàng thông qua hệ thống liên lạc đa dạng luôn thông suốt, giúp doanh nghiệp nhận được thư, fax, điện thoại từ khách hàng một cách nhanh chóng, chính xác…

Hạn chế của mô hình văn phòng ảo

Ngoài những lợi ích nêu trên, mô hình văn phòng ảo vẫn còn những hạn chế về mặt pháp lý và quy trình sử dụng. như sau:

Hạn chế pháp lý

Bất chấp sự phổ biến của dịch vụ văn phòng ảo ngày nay, các dịch vụ này vẫn còn nhiều hạn chế về mặt pháp lý. Việc cấp phép thương mại cho các dịch vụ như vậy vẫn chưa được xử lý đầy đủ. Tuy nhiên, các chính sách khởi nghiệp được chính phủ hỗ trợ đã giảm thiểu một số thách thức. Do đó, doanh nghiệp vẫn có thể giao dịch với khách hàng một cách rõ ràng nếu sử dụng dịch vụ văn phòng ảo.

Sử dụng văn phòng chia sẻ với nhiều công ty

Chia sẻ không gian với nhiều đơn vị khác cũng là một nhược điểm của việc thuê văn phòng ảo. Muốn gặp đối tác tại văn phòng thì phải đặt lịch trước, việc này đôi khi trùng với các công ty khác nên không thực tế lắm. Điều tương tự cũng xảy ra với các phòng hội nghị, chúng không mang lại sự linh hoạt nào so với việc thuê văn phòng riêng. Quyền riêng tư không được đảm bảo tốt do văn phòng chia sẻ.

Nếu doanh nghiệp muốn thuê một văn phòng riêng để thuận tiện hơn trong việc điều hành tổ chức, thì hoàn toàn có thể dễ dàng tìm đến những dịch vụ thuê văn phòng tại Hà Nội, TPHCM, Đà Nẵng hay các thành phố khác nơi diễn ra hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Dịch vụ thuê văn phòng uy tín

Maison Office là một trong những tên tuổi hàng đầu về tư vấn cho thuê văn phòng tại TP.HCM và Hà Nội. Với nguồn thông tin thị trường và mối quan hệ bền chặt với các tòa nhà văn phòng, công ty tự tin có thể giúp khách hàng nhanh chóng tìm được văn phòng cho thuê phù hợp.

Với vai trò là đối tác của tất cả các tòa nhà văn phòng, đội ngũ tư vấn hơn 10 năm kinh nghiệm, đồng hành cùng hàng ngàn công ty trong quá trình tìm kiếm văn phòng, Maison Office đảm bảo sẽ hỗ trợ bạn một cách nhanh chóng. Đáp ứng tối đa yêu cầu sử dụng với mức giá và điều kiện thuê tốt nhất.

Thông tin liên hệ:

• Văn phòng TP.HCM: Tầng 3, ACM Building, 96 Cao Thắng, P.4, Quận 3, TP. Hồ Chí Minh
• Văn phòng Hà Nội: 170 Trần Duy Hưng, P. Trung Hòa, Cầu Giấy, Hà Nội
• Email: info@maisonoffice.vn
• Điện thoại: 0988902468
• Website: https://maisonoffice.vn

Trên đây là bài viết chia sẻ thông tin giới thiệu văn phòng ảo là gì. Hy vọng bài viết đã giúp bạn hiểu hơn về hình thức thuê văn phòng ảo này.