【Danh Mục】Văn Phòng Phẩm Cần Thiết Cho Văn Phòng & Công Ty

Việc lên danh sách đồ dùng văn phòng phẩm phục vụ cho công việc luôn chiếm rất nhiều thời gian của bộ phận thu mua bởi hầu hết mọi người đều ít biết đồ dùng văn phòng phẩm bao gồm những gì. Vì vậy, bài viết này sẽ giới thiệu đến bạn Danh mục văn phòng phẩm cần thiết cho văn phòng để bạn tham khảo nhé!

Văn phòng phẩm là gì?

Hàng ngày, ai cũng sử dụng các loại văn phòng phẩm khác nhau trong công việc, học tập như bút, thước kẻ, hồ dán,… nhưng bạn đã biết văn phòng phẩm là gì và phân loại văn phòng phẩm như thế nào chưa?

Khi tìm hiểu, bạn dễ nhầm lẫn văn phòng phẩm với dụng cụ văn phòng. Thoạt nhìn chúng có vẻ giống nhau, nhưng chúng hoàn toàn khác nhau!

• Văn phòng phẩm là những vật dụng đơn giản phục vụ cho sinh hoạt văn phòng như: giấy in, sổ, giấy note, bút (chì, bi), kẹp giấy, kẹp giấy, giấy bóng kính, túi ni lông, cặp nhựa,.. băng dính, hồ dán, phong bì, bìa cứng, cặp,…
• Công cụ văn phòng là những thiết bị dùng để hỗ trợ tốt nhất cho công việc văn phòng như máy in, máy tính, máy fax, máy văn phòng….

Danh mục các văn phòng phẩm cần thiết cho văn phòng

Các loại giấy văn phòng

Giấy là văn phòng phẩm rất quen thuộc trong cuộc sống của chúng ta, từ gia đình đến trường học, cơ quan, công sở… Giấy được coi là phương tiện lưu trữ, truyền tải kiến ​​thức, tài liệu. Có thể bắt gặp giấy ở khắp mọi nơi như: giấy in, giấy note, giấy A4 trắng, giấy in bill, giấy in mã vạch, giấy báo, giấy quảng cáo, giấy notepad…

Nói đến giấy trong lĩnh vực đồ dùng văn phòng hiện nay, có thể nói giấy là công cụ văn phòng phẩm không thể thiếu và quan trọng nhất của các cơ quan, doanh nghiệp. Mọi người đều có thể ghi chú và thỏa sức sáng tạo với giấy và bút trong tay.

Giấy mang đến nhiều tiện ích và là công cụ hỗ trợ đắc lực cho công việc của bạn. Các loại giấy cho mọi công việc:

• Giấy photo: dùng để in tài liệu, làm báo cáo, hợp đồng, thiết kế…
• Giấy Note – Paged: Ghi chú dính giúp ghi lại các sự kiện, đọc các trang được đánh dấu, ghi chú nhanh và ghi nhớ những điều cần cho công việc và học tập.
• Giấy Carton – Giấy Carbon – Giấy Decal: Đây là những loại giấy thường được sử dụng để in ấn, thiết kế, viết văn bản, hóa đơn.

File hồ sơ

Các loại File hồ sơ là dụng cụ văn phòng phẩm rất quen thuộc trong các văn phòng bởi nhiều tiện ích mà nó mang lại. File hồ sơ giúp bảo quản các giấy tờ, tài liệu quan trọng và giúp sắp xếp hồ sơ để có thể dễ dàng tìm thấy và sử dụng khi cần.

Dạng file có ưu điểm là tạo không gian làm việc chuyên nghiệp với các tài liệu được sắp xếp gọn gàng, dễ tìm kiếm. File hồ sơ có thể là bìa đóng gáy, bìa lá, bìa phân trang…

Sổ – tập

Mặc dù không thể phủ nhận rằng thật tuyệt khi có điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng của bạn trong khi bạn đang làm việc hoặc ghi chú, nhưng sau một thời gian, bạn có thể cảm thấy buồn chán và muốn tìm một thứ gì đó mới cũng như làm quen với thứ mà bạn đã quên từ lâu. Thì sự lựa chọn không thể phù hợp hơn là một cuốn sổ, hay một cuốn notepad.

Sổ tay giúp chúng ta ghi lại những kiến ​​thức mới, ghi chú công việc và những vấn đề quan trọng trong công việc. Sẽ thật tuyệt nếu có một cuốn sổ để ghi lại mọi thứ diễn ra xung quanh bạn hàng ngày phải không?

Băng dính – dao kéo

Trong văn phòng làm việc hiện nay, việc sử dụng băng keo, dao cắt giấy là rất cần thiết và quan trọng giúp các công việc văn phòng trở nên dễ dàng và hỗ trợ các công việc thủ công. Đối với những công việc liên quan đến trang trí đồ thủ công hay đồ handmade thì dao kéo, băng keo luôn rất thông dụng và cần thiết, vừa để tiện cho việc cắt tỉa vừa giúp việc cắt dán trở nên nhanh, chuẩn và đẹp hơn.

Dây đeo – Bảng tên

Hiện nay với sự phát triển nhanh chóng của xã hội, tính chuyên nghiệp trong công việc và học tập được nâng cao về hình thức và sức sống. Ngoài quần áo, dụng cụ lao động thì một trong những vật dụng hàng ngày giúp chúng ta trở nên chuyên nghiệp hơn chính là dây đeo – bảng tên dành cho nhân viên, học sinh, sinh viên.

Trong bất kỳ môi trường thể nào, biển tên cũng được sử dụng như một lời khẳng định về tính chuyên nghiệp và rõ ràng trong công việc. Đeo danh thiếp có thể giúp bạn chứng minh danh tính và địa vị của mình, tạo niềm tin cho khách hàng hoặc cá nhân lần đầu tiếp xúc. Chính vì những lý do trên mà việc đeo thẻ trở nên cần thiết và phổ biến rộng rãi trong mọi công việc, mọi lĩnh vực.

Các loại bìa hồ sơ

Bìa hồ sơ dùng để phân loại và cất giữ hồ sơ ngăn nắp. Bìa hồ sơ bao gồm: bìa hồ sơ, bìa lá, bìa lỗ, bìa khuy, bìa lá nhựa… Trong số đó, chúng tôi sẽ phân loại và công dụng các loại bìa hồ sơ như sau:

• Bìa còng: bìa làm bằng simili, bên trong có còng để giữ lỗ bìa, tạm phân loại theo kích thước và tính năng như sau: size A, size F, còng 5 cm, còng bìa 7 inch…
• Bìa Lá, bìa nút, bìa lỗ: giữ cho hồ sơ của bạn luôn ngăn nắp. Rất thích hợp cho việc gặp gỡ khách hàng, vì khi gửi tài liệu cho khách hàng mà tài liệu không ngay ngắn thì đối tác hoặc khách hàng sẽ ngại giao dịch với bạn.

Cặp hồ sơ này rất hữu ích cho nhân viên để đựng tài liệu trong quá trình làm việc hoặc sử dụng trong các buổi ký kết hợp đồng, gặp gỡ khách hàng.

Bút viết các loại

Bút là một trong những vật dụng văn phòng phẩm cần thiết nhất nơi công sở, bao gồm: bút bi, bút chì, bút dạ (line pen, highlighter), tẩy, bút máy, và tất nhiên bút bi là vật dụng được sử dụng phổ biến nhất. Ngoài ra còn có các loại bút đặc biệt khác như bút laze dùng cho hội họp hay trình diễn, bút dạ dầu thường dùng để đánh dấu hoặc ghi chú dùng để phân biệt đồ đạc của người này với đồ của người khác.

Các loại sổ, phiếu thu, chi

• Các loại sổ như sổ trắng, sổ ghi chép, sổ danh thiếp, sổ tiếp nhận tài liệu được dùng làm văn phòng phẩm hoặc văn phòng công ty. Trong công ty, bộ phận kế toán sử dụng sổ cái nhiều nhất bao gồm sổ cái kế toán, sổ biên nhận hóa đơn, chứng từ, phiếu thu, phiếu chi, phiếu thu, giấy giới thiệu…
• Mỗi nhân viên sẽ được cấp một cuốn sổ ghi chép công việc để ghi chép chi tiết công việc tại nơi làm việc, thường là một cuốn sổ nhỏ.

Một số đồ dùng văn phòng khác

• Các loại kim bấm – bấm kim: Kim bấm và bấm kim được dùng để sắp xếp tài liệu, giấy in cho ngay ngắn, nhân viên văn phòng thường dùng kim bấm để ép nhiều tờ giấy lại với nhau.
• Các loại kẹp giấy: Kẹp giấy được sử dụng nhiều nhất, vì kẹp giấy có giá thành rẻ và dễ sử dụng. Kẹp giấy được sử dụng như một công cụ hỗ trợ đặc biệt để giữ các tập tin, hồ sơ, tài liệu, phân nhóm các tập hồ sơ rồi kẹp chặt lại. Có các loại: kẹp bướm 15, kẹp bướm 19, ghim c62, ghim c32, ghim c82… đây là vật dụng có thể tháo ra và sử dụng nhiều lần.
• Sản phẩm tẩy: Các sản phẩm tiêu biểu có thể kể đến như gôm tẩy, bút xóa nước, bút xóa kéo, băng xóa,…
• Đồ bấm lỗ: Dùng để đục lỗ giấy tờ sau đó cho vào bìa accord hoặc bìa còng.

Hướng dẫn đặt mua văn phòng phẩm cho công ty

Các doanh nghiệp thường mua sắm văn phòng phẩm theo quý hoặc theo tháng, khi đặt mua cần cân nhắc kỹ lưỡng để đảm bảo mua hàng chính xác, tiết kiệm thời gian, công sức và tiền bạc.

Để tránh các vấn đề, chúng ta cần biết các thông tin sau:

• Những sản phẩm cần mua có tên tường gọi chung hay tên miền không? Ví dụ sản phẩm bìa hồ sơ còng 10 phân (miền nam) và sản phẩm bìa càng cua 10cm (miền bắc). Hay gôm ở (miền nam) và cục tẩy (miền bắc).
• Sản phẩm được chia thành những danh mục nào? Lập danh mục văn phòng phẩm bằng file excel để tiện quản lý và bổ sung. Viết danh sách rõ ràng theo cột hoặc hàng. Hầu hết, bộ phận sẽ có danh sách sản phẩm theo yêu cầu và gửi cho người phụ trách đặt hàng dựa trên file excel.
• Tìm hiểu cách đặt mua nhiều loại sản phẩm văn phòng theo danh mục tại đại lý phân phối.

Nên đặt mua văn phòng phẩm cho công ty ở đâu uy tín?

Nhu cầu sử dụng văn phòng phẩm ngày một tăng cao. Nếu bạn cần tìm nhà cung cấp văn phòng phẩm số lượng lớn cho công ty, doanh nghiệp của mình, hãy liên hệ với nhà phân phối văn phòng phẩm Minaco.

Với 15 năm kinh nghiệm trong ngành cung cấp văn phòng phẩm, Công ty Văn Phòng Phẩm Minaco đã trở thành đối tác tin cậy của hàng nghìn nhà cung cấp và khách hàng trên cả nước. Mỗi sản phẩm do Minaco cung cấp đều trải qua quy trình kiểm soát chất lượng nội tuyến nghiêm ngặt, được kiểm tra kỹ càng trước khi đưa đến tay khách hàng.

Với bề dày kinh nghiệm và uy tín của mình, Minaco thấu hiểu và tự tin đáp ứng mọi yêu cầu của khách hàng! Văn phòng phẩm Minaco vận chuyển nhanh chóng, từ lâu đã trở thành đại lý văn phòng phẩm số một trong tâm trí khách hàng.

Bạn quan tâm và có nhu cầu, liên hệ ngay với Minaco để được hỗ trợ tốt nhất nhé!

Thông tin liên hệ:

• Đ/c: 22 Hạ Đình – Thanh Xuân – Hà Nội
• Hotline: 0961.53.16.16
• Email: info@minaco.vn
• Fanpage: https://www.facebook.com/vanphongphamminaco/

Trên đây là bài viết chia sẻ danh mục văn phòng phẩm cần thiết cho văn phòng. Hy vọng bài viết sẽ giúp bạn hiểu hơn và không còn bỡ ngỡ khi mua văn phòng phẩm cho công ty bạn.